古往今來，很多思想家論述了有效利用時間的重要性，答案最終都指向一點：要想成為高效的管理者，最重要的是分析并改善自己利用時間的方法。但實際上，我們并不能隨心所欲地使用時間——即使我們做出周密計劃，實際也不會按計劃進行。我們總是關注“如何做”“怎么做”，卻很少關注“何時做”。事實上，做事的時機在某些層面上甚至比做事的方法更重要。
當然，時機是個令人難以捉摸的東西，否則怎會有“稍縱即逝”“機不可失，時不再來”這樣的描述呢？但現在，著名未來學家、趨勢專家丹尼爾·平克為我們揭開了一個秘密：找對時機是有法可循的，我們可以依靠科學來掌握時機。
找準時機節律
不管是在哪個國家或地區，幾乎每個人每天在非睡眠時間里的情緒表現都遵循著一種非常固定的模式：積極情緒在清晨最活躍，下午下降，晚上再次上升。這也說明，理性思維在早晨最高，隨著時間的推移會逐漸下降。
早晨頭腦清醒、思維敏捷、意識警覺，這可以幫助我們排除注意力干擾。但是，洞察力問題不需要太多的警惕，而是需要更多的靈光乍現。所以，休閑時刻更有利于我們解決洞察力問題。最常見的例子是，很多的靈感出現在我們洗澡時，而非專注工作時。專家把這種現象稱為靈感悖論。也就是說，當我們的腦力不在最佳狀態時，創新、創造能力反而旺盛。
雖說每個人都會遵循一套固定的情緒模式，但并不是所有人的情緒模式節點都是一模一樣的。有人是貓頭鷹型，如果休息日的早上你比平時晚90分鐘甚至更久起床，沒錯，你是夜貓子，下午甚至晚上才迎來工作或學習狀態的高峰；有些人是云雀，早睡早起，即使休息日也和平時一樣按時起床，但一到傍晚就疲憊不堪。除此之外，科學家還發現了“第三種鳥”——周末起床總是比平時晚一些，但時間介乎貓頭鷹和云雀之間。
不同的人在不同的時間會產生不同的狀態。云雀型早晨頭腦清醒，思維敏捷，意識警覺；夜貓子型早晨則是懵的，為了準時沖到公司的指紋機前，他們可能會闖紅燈或者制造交通事故，直到下午他們才逐漸清醒，變得敏捷和警覺。
所以，要想提高效率，就需要做到兩點：一是找到屬于自己的時機節律；二是根據任務合理地安排執行的時間，讓情緒類型、任務和時間實現同步。如果你是早起的云雀，那就把需要理性思考的工作放在早晨做；如果你是越天黑越警醒的夜貓子，那就把最重要的工作放在下午或晚上來做。
毋庸置疑，無論哪種情緒類型，其大腦功能都會有低谷期。那么，有沒有辦法不讓大腦功能陷入低谷呢？有兩個方法，一是警覺休息；二是恢復性休息。所謂警覺休息，就是在大腦功能陷入低谷時，通過清單的方式，讓任務自動完成。比如，列一份操作清單，工作時嚴格按照清單執行。恢復性休息是指在執行任務的過程中，通過短暫的中途休息恢復腦力和體力。研究表明，每小時走5分鐘這樣的“微型運動”比專門散步30分鐘更能放松身心。因此，企業在日常工作中可適當引入體能活動時間，讓員工進行短暫的步行休息。
起點：何時開始很重要
想要有效地管理時機，除了讓類型、任務和時間保持同步外，還需要關注兩個點：起點和中間點。
每個人都曾在新年伊始羅列過一堆決心。比如，新的一年一定要多運動，少熬夜，每個月減重5斤。研究人員分析了跨度長達8年半的谷歌搜索數據，他們發現，“節食”一詞的搜索量總是在1月1日這天飆升，比平常日子多出80%左右。不管這些新年決心最后結果如何，至少可以看出，新年這個“起點”是能產生能量的。因此，社會學家將一年中的第一天稱為“時間地標”，正如我們依靠地理地標在空間中找到方向一樣，人們用時間地標在時間中導航。
除了新年第一天，在每個月和每周的第一天、每個法定假日后的第一天，對“節食”一詞的搜索也呈激增狀態。這意味著，在那些代表著某個周期“第一天”的日子，人們的動力開關會被重啟。人們用這些日期來劃定時間界限，把過去的留在過去，調整狀態重新啟程。
為平常日子賦予意義，可以帶給人們重新開始的力量。企業也可以采取這種策略。假設某一季沒開好頭兒，為了穩定局面，領導者應盡早找一個有特別意義的時刻，比如某款關鍵產品上市的周年紀念日，幫助團隊擺脫出師不利的影響，使員工們行動起來。
那么個人如何知道“何時開始”呢？企業高管顧問邁克爾·沃特金斯建議，在開始之前就開始——挑選一個特定的時間設想自己正在轉化到新角色中，比如在邁入新公司大門之前就在心里想象自己變成了一個新人。
另外，我們還需要儲備動力。如果你是職場新人，可以使用動機波來設置目標，安排電話，掌握新技術。在低谷期間安心做好核心工作，不要把心思浪費在周邊任務上。
有時候我們還需要用“小勝利”來適當地提振士氣。最大的激勵因素是在有意義的工作中取得進展。當你擔任一個新角色時，設置成功概率高的小目標，并在目標實現時小小慶祝一下，它會帶來更多的動力和能量。
時機科學可以幫助我們利用時間地標，從錯誤的起點調整，創造新的起點。 每年7月是美國醫療界不平靜的一個月，那時，一批新的醫學院校畢業生開始自己的職業生涯。他們幾乎沒有任何實際經驗，但教學醫院經常分配給他們很多的醫療任務。這種培訓方法使得患者經常變成受害者。在我國是12月，在英國是8月，英國醫生稱新醫生開始工作的這段時間為“8月殺人季”。
當人們意識到“何時”是一個極其重要急迫的問題時，才能得到集體性的解決方案。針對醫學生培訓問題，美國的一些大學醫學院將新醫生納入團隊開展工作，團隊中有很多經驗豐富的醫護人員，通過老帶新一起工作，這類醫院大大減輕了“7月效應”。
中間點：打好中場戰事
時機科學顯示，中間點對于我們做什么以及怎么做有著強大的影響力，只不過這種影響力看上去有些奇怪。有時候，我們會卡在一個項目、一個學期、一段生活的中間點上，這些溝溝坎坎會澆滅我們做事的興趣，拖延我們的進度。而有時，中間點又會激勵和刺激我們，喚醒我們的動力，并推動我們加足馬力繼續前進。丹尼爾·平克將這兩種效應分別稱為低潮效應和火花效應。
在我們的個人發展過程中，眾所周知的關鍵階段是在35歲左右，我們稱之為中年危機。2010年，相關調查顯示：二三十歲的人幸福程度較高，40多歲和50歲左右的人幸福感下降，而年齡超過55歲的人幸福感再次升高。也就是說，人們的幸福感在中年階段并沒有發生十分嚴重的塌陷，而只是呈現出些許下降。幸福感的U形曲線顯示，中年人會經歷一個溫和的低潮而不是一場洶涌的危機。
至于中間點為何會讓人泄氣，一種解釋是，可能是因為未能實現理想的失望。人在二三十歲時躊躇滿志，對未來無比憧憬；之后現實就像屋頂漏雨，慢慢改變人們的生活。只有一個人成為CEO，但不是你；很多人的婚姻破碎了，你就是其中之一；賺的錢只夠還房子的貸款，現實離夢想越來越遠。
然而，我們并不會一直停留在這一情緒低谷中，隨著時間的流逝，我們會重新調整自己的期望，認識到當下生活的種種美好。
研究發現，在中間點上，我們更容易走捷徑、偷工減料、敷衍糊弄。因此，無論是人生、個人發展，還是工作的中間點，我們都要注意半途效應的影響。通過設立中期目標、公開承諾中期目標、恢復性休息等方式調整自己的節奏。海明威每次寫作時會在一個句子的中間停筆，而不是把一個章節或段落寫完。這種不完整的方式點燃了中間點的思維火花，成為他第二天寫作的動力。
中間點可以產生雙重效應。有時，我們看到中間點會大叫著逃開；有時它會觸發我們的動力開關，讓我們加速前進。如果中年低潮是不可避免的，那么僅僅是知道它的存在，或者知道它只是暫時性的，也可以減輕一些痛苦。如果我們能意識到我們的標準可能會在中間點松懈，就能幫助我們減輕這種懈怠造成的后果。即使不能阻擋生命和自然規律發生作用，我們至少還可以為結果做好準備。
同步，群體時機的秘密
丹尼爾·平克說：“我們的生存能力甚至生活能力，都有賴于無時無刻不與他人協作的能力。”
一個被推進急診室的心臟病患者，他的生死取決于醫療人員的協同程度，當時間和患者的生命一點點流逝，每個醫療人員的工作是否可以靈活同步是關鍵。
依靠同步取得成功的群體，比如合唱團、劃船隊，他們遵循三個群體時機原則：外部標準決定速度；歸屬感有助于團隊凝聚力；幸福感提升，既是同步的要求，也是其結果。換句話說，群體必須在三個層面上保持同步：與老板，與團隊，與內心。
●節奏感，與老板同步
群體時機管理的第一原則，是要在團隊之上或團隊之外有一個老板或其他主導者來決定速度，維持標準，并讓所有人集中精神。
某些活動有自己的節奏，比如產品開發或市場營銷。但是這些節奏有必要與外部節奏，如財年、銷售周期，甚至企業的年齡或員工的職業階段等同步。在時間生物學中，這些外部線索被稱為授時因子，它能使生物體內的晝夜節律與外部周期同步。常見的授時因子包括光線、溫度、社交活動等。
群體也需要授時因子。有時候，那個授時因子是一個領導者，或者群體中身份最高的成員。在企業里，這個人通常是老板。老板就是定時器，確定下屬的工作節奏和速度標準。這個授時因子，其權威不容質疑。
●歸屬感，與群體同步
1995年，社會心理學家羅伊·鮑邁斯特和馬克·利里提出了歸屬假說，弗洛伊德和馬斯洛也提出過類似的觀點。
證據表明，歸屬感深刻地影響著人們的思想和感情。歸屬感讓員工的出勤率更高，臉上的笑容更多。群體時間需要歸屬，一旦個人與群體同步，就可以在下一個階段和最后階段更好地同步。
●意義感，與心靈同步
心靈同步有助于團隊的車輪轉動得更平衡順暢。與他人同步會使我們替他人著想，替他人著想又增強了同步。合唱團里，合唱者們的聲音是整齊的，在演唱中，他們的心臟將以同樣的速度跳動。而且合唱能提升自尊，減輕壓力感和抑郁癥狀。這些效果不是來自歌唱本身，而是來自和別人一起歌唱。同步擴大了我們對他人的開放態度，使我們更有可能參與“親社會”行為。
尋找協同快感有很多方法。在企業里，實現群體同步需要經常問三個問題：我們是否有一個頭腦清楚的老板？他能讓每個人的責任清楚明白，所有人都唯其馬首是瞻。我們是否正在培養一種歸屬感？它能協調個體之間的步調，加深成員的情誼，使每個人都可以與群體同步。我們是否激活了士氣？做正確的事，感覺良好，這是一個群體取得成功的必要前提。
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